9割の会議が無駄とされている日本企業の現状
昔から、日本の企業では無駄な会議が多いという話題は尽きません。それでも一向にムダな会議が減らないのは、意味ある会議とはどんなものかの定義が曖昧だからでしょう。ある程度の規模の企業で働く人は、会議と聞くと「参加する意味がない」「退屈な時間」「上司やお偉いさんの話を聞くだけ」など、形式的なものという認識をしているケースが多く、既に多くのビジネスマンが会議に対して良いイメージをもっていません。
では、理想的な会議とはどんなものでしょうか。また、理想的な会議とするためには、どんな点に気をつければよいのでしょうか。ここでは、会議を開催する側の立場となることも多い40代～50代のビジネスマンを対象に、実のある会議とするためのルールを紹介します。
参加メンバーを絞る
実のある会議とする大前提として、まずは「会議への参加メンバー」を見直しが欠かせません。日本人は、「あの人を部外者にしたら悪いから」「一応関わったことがあるから」などと、少しでも議題に関係のあるスタッフを全て参加させようとする傾向にあります。議題内容と直接関係のない人を慣例や義理だけで参加させても、会議の場で発言する理由がありません。決定事項を後から通達すれば済むメンバーは削り、あくまで「直接関わる人」だけに絞ることで、膨大な人件費が解放されることになります。
あらかじめ議題を周知しておく
良くない会議の開催例として、「取りあえず集まろう」とばかりに、思いつきで開催するケースが目立ちます。複数の人間に予定を空けさせるという意識をもっていれば、「議題も決まっていない会議」を開催することの愚かさがよく分かるはずです。
決定事項という成果を出す
「会議の目的とは何か」を理解していない人が多いのも問題の一つです。業種や内容に関係なく、どんな会議でも目的は「何かを決定すること」に尽きます。実のある会議であれば、最後に「本日の決定事項は～」と、結論が生まれているはずです。各人が思い思いの意見を述べ合うディスカッション形式の会議もありますが、その場合も進行役が最終的にそれぞれの意見をまとめて決定します。決定事項のない会議を開催したことのある人にとっては耳が痛い内容かもしれませんが、ゴールが明確であれば、進行もスムーズになるというメリットもあります。
