忙しさから抜け出せない人の特徴
いつも「忙しい、忙しい」と言っている人が職場にいないでしょうか。大抵の場合、こういう人は仕事が出来ないケースが多いものです。忙しいという人の原因は、自分の仕事量を把握できていないか、整理できていないかのどちらかです。決してサボっている訳でもないのにもかかわらず、「毎日定時までに仕事が終わらせられない」「タスクオーバーな状態で重要な仕事を忘れてしまう」といった具合に、常にパニック状態に陥っている人は一体何が原因でしょうか。
人に振る
まず、タスクオーバーな人の原因として最も多いのが「やらなくてもいいことをやっている」という点です。中間管理職ともなれば、部下や後輩もいるはずです。にも関わらず、「部下に任せればいいこと」すら、自分でやってしまっているのです。こうした人は、決まって「そうは言っても部下が使えないから」「自分でやった方が早いから」という反応が返ってきます。
しかし、その原因を作っているのも、他ならぬ「その人自身」であることがほとんどです。部下に振ったことがなければ部下は成長しませんし、「自分がやった方が早い」のは、当たり前です。どこかできっかけを作り、部下に振る習慣をつけておかなければ、部下も「その仕事は上司がやって当たり前」と認識し、イザ振ろうとしても反発されるリスクすらあります。自分でなくても出来ることはドンドン部下に振りましょう。
仕事の優先順位をつける
次いで多いのが、優先順位を付けずに「流れてきた順から取り組む」といった仕事のやり方をしている人です。時間は無限にある訳ではないため、優先順位が高いものを先に処理しなければ、タスクオーバーになることは冷静に考えればわかることです。手を付けるのは「緊急かつ重要な仕事」に絞り込むことから始めてみましょう。
仕事は8割で終わらせる
よく資料の作成に時間を大幅に取られている人がいますが、これは新人にありがちな例です。多くの仕事を効率よく処理することが求められるマネージャー層は、資料作成に時間をかけてはいられません。むしろ、こうした作業は一切行わないくらいの考えが必要です。
資料で重要なのは、言うまでもなく中身です。フォントの統一や、挿入するイラストを選ぶ作業に時間をかけてしまう気持ちも分かりますが、8割完成したら終わらせるというルールを設けてみるのも一つの手です。
